Fiche pratique n°4

Quels outils pour la signature électronique ?

Dématérialisation

Qu’est-ce que c’est ?

Les logiciels de signature électronique permettent aux avocats de proposer à leurs clients la signature d’actes entièrement électronique. La plupart des logiciels offrent des solutions permettant la signature électronique basique (SES), avancée (AES) et qualifiée (QES).

Comment ça marche ?

Les signatures électroniques et documents sont encryptés puis traités par un algorithme afin de garantir que la transaction numérique n’ait pas été falsifiée ou compromise. Le système de signature électronique requiert ainsi la mise en place de sécurités informatiques faisant appel à la cryptographie. Le recours à la signature électronique permet ainsi :

d’authentifier le signataire ;
de garantir l’intégrité du document ;
d’assurer l’existence de l’acte et le consentement.

Les solutions de signature électronique sont généralement proposées par abonnement avec un essai gratuit

Quel intérêt pour l’avocat ?

La signature électronique renforce la fiabilité de l’acte, garantissant que celui-ci n’a été ni anti ni postdaté et qu’aucune modification ultérieure n’est intervenue. Au-delà de la sécurité, elle libère d’un certain nombre de tâches et d’actions : elle réduit les étapes dans le processus de signature, permettant plus d’efficacité, elle minimise certains coûts de traitement (e.g. impression, acheminement) et réduit l’empreinte écologique et permet enfin de faciliter les transactions au-delà des frontières.

Quels prérequis juridiques et déontologiques ?

Les avocats faisant usage de la signature électronique doivent aussi recourir à un service qualifié au sens du règlement eIDAS[1].

Concernant la protection des données personnelles, certains outils stockent les documents dans un « cloud ». Il convient de vérifier que les données ne sont pas transférées dans un pays n’ayant pas de niveau de protection adéquat (https://www.cnil.fr/fr/la-protection-des-donnees-dans-le-monde).

Il est dès lors important de vérifier les CGU de ces solutions pour privilégier celle qui sollicitera le moins les données personnelles, en évitant celles dont les traitements de données sont réalisés hors de l’UE.

Concrètement quels outils pour l’avocat ?

Il existe différentes solutions de signature électronique. L’avocat doit vérifier que la solution choisie émet des certificats conformes au règlement eIDAS. Il s’agit d’une liste non exhaustive. Les caractéristiques présentées ont été recensés sur la base des déclarations effectuées par les plateformes qui se réservent le droit de procéder à des modifications à tout moment.

N’hésitez pas à vous faire votre propre avis sur chacun des outils proposés et à choisir celui qui vous convient le mieux notamment en vous appuyant sur les fonctionnalités, les conditions et politique interne recensés dans le tableau ci-dessous (accessibles en cliquant via les liens hypertextes en bleu).

Un panel de solutions existant sur le marché est présenté dans le tableau ci-dessous :

Logiciel	Fonctionnalités	Conditions et politique interne[2]
Yousign	Solution de signature électronique, facile d’accès et d’utilisation	CG Politique de confidentialité RGPD (Stockage des données en fonction du signataire)
DocuSign	Solution de signature électronique facile d’utilisation	Politique de confidentialité À noter que les données sont stockées aux États-Unis et hors UE.
Contractchain	Solution de signature électronique permettant : · l’authentification de l’ensemble des documents · le partage du document avec le titulaire · la vérification de l’intégrité du contenu	Charte des données personnelles A noter que le logiciel peut parfois être complexe à utiliser.
MyPeopleDoc	Solution de signature électronique efficace pour · un gros volume de documents · contrat de travail	Légal, confidentialité, sécurité À noter que : - il peut être difficile de modifier un contrat ; - le temps est limité pour signer un document ; - il est possible que les données soient stockées aux États-Unis.
Hyperlex	Solution de contrats informatiques et de signature électronique	Données personnelles Mentions légales À noter que l’utilisation du logiciel peut être difficile à appréhender.

[1] eIDAS introduit quatre niveaux de fiabilité, pouvant être répartis en deux catégories. Tout d’abord, la signature électronique à faible niveau de fiabilité, recouvrant la signature électronique simple et avancée. Ensuite, la signature électronique à haute niveau de fiabilité comprenant la signature électronique avancée basée sur l’usage d’un certificat qualifié et la signature électronique qualifiée -bénéficiant d’une équivalence juridique avec la signature manuscrite

[2] Recensement non exhaustif