Fiche pratique n°2

Qu’est-ce que c’est ?

Dans la perspective de moderniser la gestion des cabinets et de limiter significativement les tâches chronophages, les outils de gestion offrent la possibilité de gagner en productivité et en visibilité. Ces logiciels de gestion d’activité automatisent certaines activités, e.g. la gestion des dossiers, du calendrier, la planification des rendez-vous. Certains logiciels offrent également la possibilité d’analyser l’activité du cabinet, permettant d’identifier les actions à mettre en œuvre pour améliorer sa productivité.

Comment ça marche ?

Un certain nombre de structures n’ont pas intégré de logiciel de gestion, qui offrent pourtant une automatisation des tâches quotidiennes. L’intégration d’un tel logiciel se fait moyennant un forfait, mensuel ou annuel. Le prix des logiciels varie en fonction des besoins et des solutions proposées. Une étude des différentes solutions permet de choisir celle qui sera la plus adaptée.

Les logiciels de gestion se reposent sur des listes de tâches à effectuer qui sont à entrer dans le logiciel et qui peuvent être automatisées pour relancer automatiquement en fonction des tâches restantes. Ces logiciels permettent également un calcul des temps passés sur chaque action et vous permettent de suivre votre activité au moyen d’un tableau de bord.

Quel intérêt pour l’avocat ?

Ce type de logiciel de gestion offre un réel gain de temps en permettant l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Les logiciels permettent de faciliter les tâches quotidiennes des avocats, en enregistrant automatiquement les actions effectuées (ce qui est une aide précieuse pour la facturation ou la prise de rendez-vous). Par ailleurs, cela permet d’accéder à distance aux dossiers, permettant une gestion du cabinet « en tout lieu ». Ils permettent également d’optimiser sa gestion de la relation client

Quels prérequis juridiques et déontologiques ?

En application du RIN et du RIBP, l’avocat doit en toutes circonstances assurer la confidentialité des correspondances avec ses clients.

Ainsi, il convient de mettre en place des habilitations conformes aux règles d’accès que le cabinet doit suivre.

Concernant la protection des données personnelles, certains outils stockent les données dans un cloud. Il convient de vérifier que les données ne sont pas transférées dans un pays n’ayant pas de niveau de protection adéquat (https://www.cnil.fr/fr/la-protection-des-donnees-dans-le-monde).

Il est dès lors important de vérifier :

• les CGU de ces solutions pour privilégier celle qui sollicitera le moins les données personnelles, en évitant celles dont les traitements de données sont réalisés hors de l’UE ;
• mettre à jour vos mentions d’information sur les données personnelles des caractéristiques propres à l’outil utilisé ;
• veiller à restreindre l’accès par l’utilisation d’un mot de passe sécurisé.

Le choix des outils pour la gestion du cabinet s’est porté vers les solutions les plus renommées et les plus avancées.

Les outils proposés n’ont pas le même niveau de protection, ni les mêmes caractéristiques et nous sensibilisons leur utilisation en fonction du niveau de confidentialité des sujets ou documents partagés.

Concrètement quels outils pour l’avocat ?

Il existe différentes offres permettent de s’adapter aux besoins du cabinet en fonction de sa structure.

Un panel de solutions spécialement conçues pour les cabinets d’avocats, en fonction de leurs tailles et besoin, est mentionné ci-dessous :

[1] Recensement non exhaustif