Fiche pratique n°1

Qu’est-ce que c’est ?

Avec le développement de solutions « full web », que ce soit sur ordinateur fixe, portable ou smartphone, des solutions de communication en ligne permettent un échange de données son et vidéo en ligne, imputables sur le forfait données de votre abonnement télécom, sans facturation au titre du crédit-temps « voix ».

Comment ça marche ?

La plupart des smartphones sont livrés de série avec une solution de visio (exemple : FaceTime pour les iPhone, Hangout en environnement Google pour les téléphones Android).

Ces solutions présentent toutefois des restrictions en termes de nombres d’utilisateurs, d’interaction avec eux, de partage d’écran mais surtout d’ouverture et de compatibilité avec les navigateurs web (e.g.  FaceTime ne parle qu’à FaceTime). C’est pourquoi à titre professionnel, il faut se diriger vers des solutions avec un nombre d’utilisateurs pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de personnes, avec des fonctionnalités avancées et une ouverture à tout type d’équipement afin de ne pas obliger ses interlocuteurs à adopter sa solution alors qu’ils en seraient déjà dotés d’une. Ces applications permettent toutes une souscription en ligne avec téléchargement par l’intermédiaire d’un store (e.g. Google Play, AppStore).

Quel intérêt pour l’avocat ?

Afin de remplacer le premier RDV client (traditionnellement en présentiel au cabinet), de conserver un lien plus humain qu’un simple appel audio avec d’anciens clients, ou encore de tous les contacter facilement s’ils sont à l’étranger ou confinés en région, les solutions de visioconférence sont très utiles.

Pour une réunion simple, de nombreuses solutions gratuites existent (e.g. WhatsApp, Facebook Messenger, Skype ou FaceTime (jusqu’à plusieurs dizaines de participants en version gratuite)).

Pour des réunions plus précises (recueil d’informations client, négociation de contrats, présentation, formation), il peut être utile de se tourner vers des solutions qui permettent également de partager du contenu ou son écran en direct, ou encore de converser par écrit simultané (chat) ou enfin de pouvoir se réunir à plusieurs dans une salle de réunion équipée d’un système de visioconférence. En fonction de leurs spécifications, ces solutions sont commercialisées selon différents modèles économiques. 

Quels prérequis juridiques et déontologiques ?

En application du RIN et du RIBP, quel que soit le canal de communication, l’avocat doit en toutes circonstances assurer la confidentialité des correspondances avec ses clients, c’est le point de départ du secret professionnel.

Concernant la protection des données personnelles, certains outils sont actuellement épinglés par des utilisateurs et par les autorités de contrôle en raison de :

• l’opacité sur le transfert des données hors de l’Union européenne et l’éventuelle captation des échanges ;
• l’exploitation des données de connexion pour vente et recoupement avec d’autres acteurs du web voire certains réseaux sociaux en particulier ;
• l’absence de sécurité des adresses URL de connexion à la session de communication (cas du « Zoom Bombing »), toute personne non invitée pouvant matériellement se connecter.

Tous ces points doivent faire l’objet d’un contrôle avant souscription (voir la fiche CNIL, mentionnée ci-dessous). Dans tous les cas, il convient de :

• penser à vérifier les CGU de ces solutions pour privilégier celle qui sollicitera le moins les données personnelles des participants, en évitant celles dont les traitements de données sont réalisés hors de l’UE ;
• mettre à jour vos mentions d’information sur les données personnelles des caractéristiques propres à l’outil utilisé (voir la fiche CNIL, mentionnée ci-dessous) ;
• veiller surtout à la sécurité et à la confidentialité des échanges en restreignant l’accès à ce type de réunion par l’utilisation d’un mot de passe sécurisé limité dans le temps.

Privilégier les solutions qui assurent un chiffrement de bout en bout des communications et des fichiers qui sont éventuellement créés lors des sessions de travail.

Concrètement quels outils pour l’avocat ?

Il faut éviter si possible les solutions gratuites, toutes basées sur le célèbre modèle économique : « si c’est gratuit, alors vous [ou plutôt vos données] êtes le produit » (les solutions du groupe Facebook – WhatsApp ou Messenger - sont donc à utiliser avec parcimonie, même si elles sont très simples d’accès). 

Il est inutile également d’utiliser une solution trop lourde (qui impose à un client particulier d’installer un logiciel spécifique ultra sécurisé et crypté), et donc compliquée à manier, sans parler du coût plus important pour le cabinet, pour une affaire simple (par exemple de troubles de voisinage entre particuliers…).

A l’inverse, des plateformes complètes (certes payantes) seront très utiles, (ex : pour un contentieux sériel, une action aux enjeux financiers considérables mettant en ligne des institutionnels, ou plus simplement pour délivrer une formation à plusieurs dizaines voire centaines de personnes).

Des solutions professionnelles existent :

• souvent embarquées dans des outils déjà payants pour le cabinet et présentant donc des niveaux de sécurité acceptables : exemple de Teams de Microsoft, Meet de la suite professionnelle Google ;
• à souscrire distinctement :
  • Visioavocats : la solution développée par des avocats pour des avocats 
  • Webex de Cisco : un des acteurs historiques du domaine
  • Jitsi : le logiciel est recommandé par l’Etat dans son catalogue de référence des logiciels libres
  • Tixeo : l’éditeur français référencé auprès de l’agence française de sécurité des systèmes d’information (ANSSI) ;

Dans tous les cas, les mentions d’information sur les données personnelles doivent être mises à jour des caractéristiques propres à l’outil utilisé (voir la fiche CNIL, mentionnée ci-dessous).

Pour plus d’informations…

Consulter le site web :

• de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/covid-19-les-conseils-de-la-cnil-pour-utiliser-les-outils-de-visioconference
• de l’ANSSI : https://www.ssi.gouv.fr/qualification/tixeo-server-version-11-5-2-0/
• https://www.zdnet.fr/guide-achat/quelles-applications-de-videoconference-pour-gagner-du-temps-39837860.htm
• https://digital-collab.com/7-outils-de-visioconference/