Quelle peut-être l'utilisation d'un coffre-fort numérique (CFN) ?

Voici quelques explications qui peuvent vous permettre de mieux appréhender cet outil et percevoir son utilité.

 

Quelle est la définition du coffre-fort numérique (CFN) ?

Aujourd’hui, nous nous intéressons au coffre-fort numérique en tant qu’outil, tel que décrit la norme AFNOR NF Z 42-020. Celle-ci définit les spécifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

Cette norme définit deux fonctions essentielles pour ce type de logiciel. La première est la gestion de l’intégrité d’un document afin qu'après une heure ou 30 ans ,un document stocké dans un coffre-fort soit toujours intègre et disponible. La deuxième fonction est la traçabilité, c’est-à-dire le fait de connaître l’histoire complète de ce document : sa date d’enregistrement, les dates de lectures, la date de son éventuelle destruction (afin d’être conforme au RGPD notamment), etc.

Peut-on comparer un CFN à un coffre-fort physique ?

Le coffre-fort électronique possède les mêmes caractéristiques de base qu’un coffre-fort “physique” dans une banque : il ne peut être ouvert que par la personne qui en possède la clé. De plus, il existe un contrôle : le banquier et un historique des accès, le registre de la salle des coffres, tenu par ce même banquier. Le CFN répond donc aux mêmes attentes qu’un coffre « physique » mais apporte en plus de nouvelles possibilités.

La mission d’un CFN est d’assurer l’archivage à vocation probatoire des documents numériques. Pour les entreprises, cela leur assure une conformité par rapport à la Loi sur trois points fondamentaux : la production de preuves en cas de litiges, un moyen de stockage des documents nécessaires aux contrôles fiscaux et sociaux et la protection du patrimoine de l’entreprise.

Dans quel cas un CFN peut-il être utilisé dans une entreprise ?

En cas de litiges, de contrôles fiscal ou social, l’entreprise doit pouvoir prouver que les documents, selon leur nature, sont conservés de manière sécurisée pendant 3, 6, 10 ou 30 ans après leur création et voire 50 ans dans le cas des bulletins de paie électroniques mis à disposition des employés. L’une des vocations du CFN est justement de pouvoir garantir la conservation à long terme des documents et prouver l’intégrité de ceux-ci à tout moment.

Le service RH est généralement le premier à adopter un CFN dans l’entreprise : la loi Travail incite à mettre à disposition de chaque salarié un CFN afin que ce dernier puisse consulter, télécharger et conserver ses bulletins de paie sous forme électronique. 

Le deuxième cas le plus fréquent est celui des factures fournisseurs et de la numérisation des justificatifs comptables - autorisée par un décret de mai 2014 et un arrêté de mars 2017. En conservant une copie électronique d'une facture dans un CFN et de toutes les pièces comptables qui lui sont associées, l’entreprise assure l’intégrité et la pérennité pendant tous les délais de conservation de celles-ci. Il en va de même, bien sûr, pour les factures émises. 

Du fait de la dématérialisation obligatoire des factures entre professionnels, en 2023, telle que prévue dans la loi de finance 2021, le CFN sera encore plus utile car il apporte une vocation probatoire aux documents qui y sont conservés, essentiel en cas de contrôle. 

C'est simple : quand son CFN est certifié par AFNOR Certification - comme dans le cas d’Open Bee - une entreprise sait qu'elle a fait un grand pas pour sa conformité à la Loi, par exemple pour la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable ou le stockage des factures signées, comme demandé par le Code Général des Impôts ! 

 Il ne faut pas oublier qu’en cas de sinistre, il peut assurer la survie d’une entreprise en fournissant quasi immédiatement tous les documents dont celle-ci a besoin pour le redémarrage de ses activités.

Quelles garanties peuvent demander les entreprises pour s’assurer que leur CFN est conforme à la législation en vigueur ?

Grâce à un CFN, les entreprises doivent assurer à leurs copies numériques un horodatage fiable, une garantie d’intégrité, l’identité du déposant des documents et une traçabilité exhaustive de ceux-ci.

• Le coffre-fort numérique doit répondre aux besoins des entreprises - préserver la valeur des documents numériques dans le respect du cadre légal - en quatre points.

• Premièrement, la possibilité de rechercher et de visualiser très facilement et rapidement des documents contenus juste avec quelques critères : date de création, nom du document, etc.

• Deuxièmement, le CFN possède une sécurisation optimale grâce à des systèmes de chiffrage sûrs et très difficilement violables. Même si une personne non autorisée ouvre le CFN, les documents lui sont illisibles car chiffrés.

• Troisièmement, le propriétaire du coffre peut vider tout son contenu très simplement. Cela permet au possesseur de documents stockés dans un CFN de ne pas être lié à vie au fournisseur de ce coffre.

• Enfin, son indestructibilité : étant répliqué sur plusieurs sites, il ne peut disparaître.

Ces quatre garanties sont les piliers d’un archivage réussi.

 

Source : Jean-Louis Pascon, d'Open Bee. Article paru dans le ZDNet du 26 janvier 2021

 

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