"Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" : tel était le titre de la version 2009 de la norme NF Z42-013. Depuis, la mise en place d’un système d’archivage électronique a considérablement évolué. C’est ce qu’entérine la nouvelle version de 2020 sous le titre "Archivage électronique – recommandations et exigences".

La conservation de l’information en entreprise est essentielle. Elle répond, d’une part, à des exigences réglementaires soumises aux contrôles des autorités publiques et protège, d’autre part, l’entreprise en cas de contentieux.

L’information existe aujourd’hui massivement sous forme numérique. Tous les bénéfices en matière de partage et de communication, de rapidité de production ont également engendré des contraintes techniques particulières liées notamment à la cybersécurité.

Par ailleurs, depuis 20 ans et la publication de la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique, les réglementations encadrant l’information numérique ont grandement évolué en France et en Europe, notamment avec les réglementations eIDAS et RGPD.

Rappel:

• eIDAS : Electronic identification authentication and trust services, règlement de l’Union européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques du 23 juillet 2014
• RGPD : Règlement général sur la protection des données, règlement de l’Union européenne du 27 avril 2016, en application à compter du 25 mai 2018.

Dans ce contexte, l’archivage électronique est un outil central de la sécurité et de l’agilité numérique de l’entreprise. Il permet de conserver les informations numériques et de démontrer l’intégrité de celles-ci.